Wat wilden we bereiken?

Bedrijfsvoering maakt mogelijk realiseren langs vier sporen, dit zijn:

1.   Organisatie in ontwikkeling - Great place to work.

Alle ontwikkelingen vragen om een wendbare gemeentelijke organisatie. De gewenste flexibiliteit verlangt van individuele medewerkers ondernemend werknemerschap en dat ze zich blijven ontwikkelen. Hierin gaan we steeds op zoek naar de juiste match tussen de werkzaamheden en klussen enerzijds en de kennis en competenties van medewerkers anderzijds. Daarbij werken we aan een toekomstbestendige moderne organisatie, waarin ook nieuwe talenten de kans krijgen om aan de opgaven van Breda te werken.

2.   Fitte financiën - “Van een dichte schakelkast naar een open vitrine”.

Onze financiën zijn transparant; experimenten zoals Breda Begroot leren dat hierover informeren leidt tot begrip van inwoners. Begrip voor afwegingen die worden gemaakt en de wil om zaken zelf aan te pakken. Eigenaarschap wordt zo overgenomen.

3.   Data maakt mogelijk - Op naar een digitale en data gedreven gemeente.

Het is van belang dat mensen die binnen en buiten de organisatie bezig zijn met de opgaven van de stad data/informatie beschikbaar hebben voor handelen en besluitvorming op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Om dit dynamische en organische vraagstuk verder vorm te geven, steken we in op twee niveaus:  versterken van het fundament en innoveren.

4.   Slim organiseren van de bedrijfsvoering.

Het zo effectief mogelijk organiseren van de bedrijfsvoering passend bij de opgaven die we hebben als stad en organisatie. Daarnaast een bedrijfsvoering die een duidelijke toegevoegde waarde heeft voor haar klanten bij het realiseren van de opgaven. Een bedrijfsvoering die soepel meebeweegt met de klanten als de opgaven veranderen. Dit doen we vanuit de volgende basisgedachte: Sober in de basis, maar goed geregeld om ruimte te creëren voor (flexibele) pro-actieve inzet vanuit Bedrijfsvoering.

Wat wilden we hiervoor doen?

1.   Great place to work.

Het flexibel kunnen inspelen op maatschappelijke effecten, technologische ontwikkelingen en veranderende wetgeving vragen een andere manier van organiseren, een houdings- en gedragsverandering en een andere manier van sturen. Het vraagt van medewerkers een open houding, lef, vertrouwen en bereidheid tot co-creatie met partijen in de stad en in de regio. We ontwikkelen een aanpak die innovatief is voor gemeenten, die de waarom/waartoe als vertrekpunt neemt, denkkracht van teams benut, teams inspireert, begeleidt in het zich verbinden, ontwikkelen en werkelijk creatief vernieuwen. Uiteraard maken we hierbij gebruik van de instroom van nieuwe krachten/jeugd.

2.   Fitte financiën - “Van een dichte schakelkast naar een open vitrine”.

Bij deze begroting werken we het flexibel aanwendbaar deel van ons begrotingsvolume verder uit. Dit is een eerste stap in het inzichtelijk maken van de verbinding tussen maatschappelijke opgaven en bestuurlijke opdrachten. Dit biedt de mogelijkheid om hier flexibel mee om te gaan en keuzes te maken.  

Deze keuzes vragen een verhoging van het wendbaarheid van de organisatie (in relatie met spoor 1: A great place to work). Met Fitte Financiën wordt de inrichting eenvoudiger en de administratieve lasten worden beperkt.

3.   Data maakt mogelijk.

We pakken de twee niveau's binnen deze pijler in samenhang op; enerzijds versterken we de basis en anderzijds vernieuwen we.  De kern hierbij is leren door te doen. Durven te experimenteren. Als organisatie werken we als een netwerk en sturen we talent gericht aan. Doen wat nodig is. Hierbij besteden we de impuls uit het bestuursakkoord van twee miljoen (2017 1 mln -2018 1 mln) onder andere aan:

•   Data-experimenten: pilots uitvoeren met open data en big data.

•   Zaaksysteem:  doorontwikkeling van zaakgericht werken. Een zaak is bijv. een vergunning aanvragen.

•   Scannen bouwdossiers: minder opslagruimte nodig en betere toegankelijkheid van bouwdossiers.

•   Privacy en security: maatregelen op gebied van informatieveiligheid die nodig zijn om op verantwoord wijze data intensief te kunnen gebruiken.

•   Realisatie datawarehouse ten behoeve van een goed databeheer: dit is een voorziening voor hert opslaan van datasets  op een eenduidige en verantwoorde wijze.

•   Impuls geo-informatie: gebruikers voegen zelf op eenvoudige wijze informatie aan kaarten toe.

4.   Organisatie van de bedrijfsvoering.

De basis moet sober, maar goed geregeld zijn om ruimte te creëren voor (flexibele) proactieve inzet. Naast de vier organisatieprincipes (één organisatie, flexibiliteit, doelmatige bedrijfsvoering, ondernemend werknemerschap) en oog voor sturing en verantwoording fungeren een aantal vragen als leidraad. Bijvoorbeeld: Wat is er nodig? Waarom en voor wie voeren we de werkzaamheden uit? Welk niveau van dienstverlening leveren we? Voeren we de werkzaamheden zelf uit of laten we ze extern uitvoeren? Deze vragen werken we uit.

Online Strategie.

We zetten in op daadwerkelijk luisteren naar de behoefte van de stad in plaats van traditioneel zenden of ‘denken te weten wat de stad wil’. Dit doen we door het ontwikkelen van een website met focus op toptaken. Dat maakt het online contact en online regelen met de gemeente makkelijker. Microsites geven aandacht aan langlopende projecten met impact en participatie, zoals ViaBreda. We zetten in op zes krachtige kernaccounts op Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, YouTube en LinkedIn.

Wat hebben we bereikt?

De eerste stappen naar een wendbare organisatie  zijn gezet. Directies maakten plaats voor domeinen: ruimtelijk economisch, sociaal economisch en bedrijfsvoering. De focus ligt op de opgaven in de stad. Met opgave gestuurd werken stroomlijnen we bedrijfsprocessen en spelen we sneller in op de veranderende klantwensen en landelijke en lokale ontwikkelingen.

Werken aan een toekomstbestendige organisatie is een continu proces. Iedereen heeft de kans om zijn of haar talent voor Breda in te zetten op de Grote Markt, die sinds februari 2017 open is. We brengen hier vraag en aanbod samen en  zoeken steeds de goede match tussen klus en talent. 464 talenten meldden zich al aan voor 221 opdrachten.

Met Avans Hogeschool sloten we een convenant om te bouwen aan een learning community waar docenten, studenten en organisaties samen leren en ontwikkelen.

In 2017 werkten 9 trainees vanuit de Toekomst van Brabant op projecten.

Met Fitte Financiën hebben we een solide basis voor de financiële organisatie. De meerjarenbegroting is structureel sluitend en er is voldoende investeringscapaciteit. Er is voldoende weerstandsvermogen, toereikend om de risico’s te dekken. Het inzicht in financiële positie en proces is helder en toegankelijk.

Via twee sporen investeren we in het benutten van de mogelijkheden van data en informatievoorziening.

Het eerste spoor is de basis op orde houden. We introduceerden:

- een nieuwe manier van zaakgericht werken;

- een nieuwe manier van apparatuur verstrekken: Choose Your Own Device (het op maat verstrekken van nieuwe ondersteunende apparatuur in overleg met de gebruiker en aangepast aan de aard van de werkzaamheden, in plaats van het collectief vernieuwen met standaard apparatuur);

- informatieveiligheid op orde brengen. Geconstateerd is dat er aanvullende technische veiligheidsmaatregelen benodigd zijn.

Het tweede spoor zijn innovaties op datagebied:

- een open data portal;

- VeiligheidsInformatie Knooppunt;

- initiatieven voor Smart City;

- Big Data experimenten.

Met al deze inspanningen maakten we een beweging in de transformatie naar een data gestuurde organisatie.

Effectiever georganiseerde bedrijfsvoering met duidelijke verantwoordelijkheden maakt de organisatie slimmer, efficiënter, flexibeler en één geheel. Proactieve bedrijfsvoering pakt nieuwe ontwikkelingen op, brengt verantwoordelijken in het primaire proces onder de aandacht en implementeert ontwikkelingen. Dit heeft aantoonbaar toegevoegde waarde bij het realiseren van opgaven. We zijn sparringpartner voor het primaire proces met flexibeler inzetbare bedrijfsvoering.

Wat hebben we ervoor gedaan?

1.   Great place to work.

We zetten concrete stappen naar een wendbare organisatie met flexibele werknemers. Op de interne opdrachtenmarkt "Grote Markt" komen vraag en aanbod van werk samen. Onze huisacademie YourGoals@Breda zorgt voor opleiding en begeleiding om talenten te laten schitteren. We doen dit continu en met elkaar, vanuit een lerend perspectief op de werkvloer. Ook verbeteren we continu onze (werk)processen. We zoeken de bandbreedte van wat moet en wat nog meer kan. De start van Strategy deployment (koppelen van doelen en (verbeter)opgaven) geeft een goed beeld van ons verbeterpotentieel en onbenutte kansen.  Het Protocol en stappenplan Onderzoek Integriteitsschendingen  dragen bij aan  goed uitgeruste medewerkers in een veranderende omgeving. We bespraken het thema ondermijning en deden een risicoanalyse kwetsbare functies. De resultaten zijn in alle afdelingen besproken. Met de medewerkers spraken we over mentale veerkracht, ongewenst gedrag en duurzame inzetbaarheid.

2.   Fitte financiën - “Van een dichte schakelkast naar een open vitrine”.

De inrichting van de financiële administratie is eenvoudiger en administratieve lasten dalen. We werken aan een flexibele begroting.

3.   Data maakt mogelijk.

Om ervaring op te doen met moderne vormen van data-analyse zijn pilots uitgevoerd, onder andere analyse van verkeersdoorstroming, het proces bij de Kredietbank, People flow in de stad en een Public Health Hackaton samen met GGD en Waterschap Brabantse Delta.

Om de ontwikkeling van datagedreven werken structureel te waarborgen is meer personele inzet benodigd, m.n. database ontwikkeling en business intelligence.

Op basis van een geactualiseerde visie digitaal werken vervangen we  het ict-component zaaksysteem. Dit is aanbesteed.

Voor duurzaam archiveren van overheidsinformatie deden we een vooronderzoek naar implementatie van een e-depot.

Om de opslagruimte voor papier terug te dringen en toegankelijkheid te vergroten scanden we 650 strekkende meter aan (bouw)dossiers.

We hielden verschillende Privacy Impact Analyses voor informatieveiligheid en introduceerden een managementsysteem voor informatiebeveiliging.

Mensen spelen een belangrijke rol in informatiebeveiliging. Daarom is een traject opgezet voor grotere bewustwording bij medewerkers op het gebied van informatieveiligheid.

De risico’s met betrekking tot cybercrime worden steeds groter. Ten aanzien van dit aspect dient de gemeente in de komende periode aanvullende technische beveiligingsmaatregelen te nemen.

Om een solide basis te creëren voor snelle en betrouwbare data-analyse startten we een Datawarehouse-project. In dit traject zijn de eerste stappen gezet voor een gemeentelijke vastgoedmarktmonitor.

Voor meer flexibiliteit in de werkomgeving stimuleerden we het gebruik van mobiele apparaten. De capaciteit van het WiFi netwerk in het stadskantoor is vergroot.

4.   Organisatie van de bedrijfsvoering.

Bedrijfsvoering maakt mogelijk leidde in 2017 tot herinrichting van de bedrijfsvoeringsorganisatie en processen. We introduceerden de functie vraag- & aanbodmanager met de taken:

- Ondersteunen directeuren en lijn bij complexe vraagstukken rondom de bedrijfsvoering

- ondersteuning vanuit bedrijfsvoering beter laten aansluiten bij de behoeften in de organisatie

In het najaar begonnen we met het strategy deployment traject. Aan de hand van dit traject vormen we een over koers en visie van de bedrijfsvoering binnen de gemeente. Eind 2017 werden de eerste contouren hiervan zichtbaar. Het nader uitwerken en implementeren van deze visie krijgt verder vorm in 2018.

Met een online strategie optimaliseren we het online contact, online regelen, online informeren en online participeren tussen inwoners en de gemeente.

De nieuwe website www.breda.nl ging live. Het een toptakensite,  waarbij de focus ligt op de door bezoekers meest gevraagde taken.

Met onze corporate accounts op Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, YouTube en LinkedIn, zijn we “daar waar de mensen zijn”. We werken volgens heldere uitgangspunten, afgewogen content per platform en met een actief webcareteam en webredactie. Met ruim 28.000 volgers op Facebook en 4.200 op Instagram zijn vooral deze platforms waardevolle online kanalen die we als gemeente inzetten. In 2017 zijn de eerste stappen gezet om ook LinkedIn te verbeteren. Met het verdwijnen van de BRiM krijgt het ondernemersnetwerk een uitvalsbasis op onze corporate pagina.

Wat was de uitdaging?

Achterliggende documenten

Gerelateerde producten

• Overhead
• Bedrijfsvoering

Risico's

Het bij het opstellen van de begroting hebben we de risico bij het voortzetten van contracten ondervangen. De contracten met de Belastingsamenwerking West-Brabant, het Veiligheidshuis en het Stedelijk Museum Breda zijn voor 3 jaar verlengd. Met de gemeente Drimmelen is er een contract voor 3 jaar. Het contract met de Nieuwe Veste is beëindigd en geen risico meer .

Wat wilden we bereiken?

De meerjarenbegroting is structureel sluitend, er is voldoende weerstandsvermogen en we zorgen voor voldoende investeringscapaciteit. Het weerstandsvermogen is toereikend om de risico`s te dekken.

Inzicht in de financiële positie en het financiële proces is helder en toegankelijk.

Een voorspelbare woonlastendruk die zich gelijkmatig ontwikkelt.

Wat wilden we hiervoor doen?

Wij zorgen dat in twee jaar (Begroting 2018) inzichtelijk gemaakt wordt hoe de maatschappelijke opgaven van onze gemeente en organisatie zich verbinden met de bestuurlijke opdrachten. Hierbij wordt transparant gemaakt hoe gelden aanwendbaar zijn bij andere keuzes en andere prioritering door het bestuur.

Wij willen in samenspraak met de gemeenteraad vanaf najaar 2016 verder verkennen hoe we de flexibilisering nader vorm en inhoud gaan geven.

Dit binnen een solide en toereikende financiële positie.

Wij koppelen deze uitdaging aan een eenduidige en duidelijke basis. We komen tot een strategische financiële planning gebaseerd op beleid/inhoud en prognoses/scenario-denken en de wijze van sturing van de organisatie. De administratieve organisatie wordt eenvoudiger/slimmer door de klant (bestuur, directeuren, budgethouders) centraal te stellen. We doen alleen de registraties die bijdragen aan het goed bedienen van de klanten.

Wat hebben we bereikt?

Er ligt een solide basis voor de financiële organisatie. De meerjarenbegroting is structureel sluitend, de beoogde investeringscapaciteit zetten we in 2018 in. Het weerstandsvermogen is toereikend om risico’s af te dekken. Er is inzicht in de financiële positie en het financiële proces is helder en toegankelijk.

Wat hebben we ervoor gedaan?

Met Breda Begroot maakten we een start met transparant aanwenden van onze middelen. We doen dit in voortdurende dialoog met de gemeenteraad en het bestuur. Zie programma 4, Open overheid.  

Wat was de uitdaging?

Achterliggende documenten

Gerelateerde producten

• Gemeentefonds
• Onroerende zaak belasting (OZB)
• Onvoorzien
• Stelposten
• Overige baten en lasten
• Treasury
• Dividenden
• Vennootschapsbelasting (VPB)

Risico's

Niet van toepassing.